Novità in materia di informativa agli interessati e consenso. Snellite le procedure.
Con il provvedimento del 19/06/2008, in corso di pubblicazione sulla Gazzetta Ufficiale, il Garante della Privacy è intervenuto al fine di agevolare l’attuazione degli obblighi attinenti al trattamento di dati per finalità di gestione amministrativa e contabile, con particolare riferimento ai casi in cui non vengono trattati dati sensibili o giudiziari. Nello specifico, il Garante, tenuto conto del fatto che soggetti quali le piccole e medie imprese, i liberi professionisti e gli artigiani trattano dati per adempiere ad obblighi contrattuali, precontrattuali o di legge, dunque esclusivamente per finalità di ordine amministrativo e contabile, ha individuato alcune modalità innovative per semplificare gli adempimenti riguardanti l’informativa che deve essere fornita agli interessati (art. 13 del D.L.vo n. 196/2003), nonché il consenso (art. 23). Così, con riferimento all’informativa, nei casi in cui si rientri nelle sopra richiamate ipotesi (cioè perseguimento di finalità amministrative e contabili, anche in relazione all’adempimento di obblighi contrattuali, precontrattuali o normativi), è stato stabilito che i titolari del trattamento in ambito pubblico e privato possono: fornire un’unica informativa per il complesso dei trattamenti; dare, se possibile, una prima informativa breve, che può rinviare ad una più articolata. Nell’informativa breve occorrerà chiarire le principali caratteristiche del trattamento, potendo utilizzare, a tale fine, “gli spazi utili nel materiale cartaceo e nella corrispondenza che si impiegano già, ordinariamente, per finalità amministrative e contabili”. Inoltre, i soggettisopra menzionati possono evitare di inserire nell’informativa più articolata elementi noti all’interessato, avendo cura di omettere in essa il riferimento ad indicazioni burocratiche o circostanze ovvie, e di rendere invece la medesima informativa agevolmente disponibile (ad esempio, tramite reti Intranet o siti Internet, affissioni in bacheche o locali, avvisi e cartelli agli sportelli per la clientela, messaggi preregistrati disponibili digitando un numero telefonico gratuito). E’ prevista anche la possibilità di non fornire l’informativa nel caso di dati acquisiti presso terzi e trattati per adempiere ad un obbligo normativo. Invece, come precisato nel provvedimento in argomento, sarà necessario “fornire un’informativa specifica o ad hoc quando il trattamento ha caratteristiche del tutto particolari perché coinvolge, ad esempio, peculiari informazioni (es. dati genetici) o prevede forme inusuali di utilizzazione di dati, specie sensibili, rispetto alle ordinarie esigenze amministrative e contabili, o può comportare rischi specifici per gli interessati (ad esempio, rispetto a determinate forme di uso di dati biometrici o di controllo delle attività dei lavoratori)”. La semplificazione deve accompagnarsi al rispetto dell’obbligo di fornire le informazioni in un quadro di lealtà e correttezza, nonché di adottare un linguaggio chiaro e efficace. Quanto al consenso, il Garante con il documento in argomento richiama all’applicazione delle disposizioni contenute agli artt. 2, comma 2, 24 e 154, comma 1, lett. c), del D.L.vo n. 196/2003. Tali disposizioni esonerano dall’obbligo di richiedere il consenso dell’interessato quando il trattamento dei dati è svolto, anche in relazione all’adempimento di obblighi contrattuali, precontrattuali o normativi, esclusivamente per finalità amministrative e contabili, ed inoltre quando i dati sono trattati da un soggetto pubblico, provengono da pubblici registri ed elenchi pubblici conoscibili da chiunque, o riguardano lo svolgimento di attività economiche. Un’ulteriore interessante novità si rinviene nel trattamento in ambito privato, dove, in presenza di determinate condizioni, è consentito al titolare, che abbia già venduto un prodotto o prestato un servizio, nel quadro dello svolgimento di ordinarie finalità amministrative e contabili, di utilizzare, senza il consenso dell’interessato, gli indirizzi anche di posta cartacea, oltre che elettronica (art. 130, comma 4), forniti dallo stesso, al fine di inviare il proprio materiale pubblicitario o promuovere una sua vendita diretta, oppure allo scopo di compiere sue ricerche di mercato o di comunicazione commerciale. (D.A. per NL)
