Con un provvedimento e due autorizzazioni "ad hoc" il Garante privacy ha semplificato procedure e adempimenti degli organismi di mediazione civile pubblici e privati che trattano dati sensibili e giudiziari mantenendo comunque elevato il livello di garanzia per i diritti e le libertà fondamentali delle parti coinvolte.
La mediazione delle controversie civili è una procedura resa obbligatoria di recente e affidata ad organismi iscritti in un apposito registro presso il Ministero della giustizia, da esperirsi prima di esercitare in giudizio un’azione in una serie di materie di particolare rilevanza quali: condominio, eredità, locazione, risarcimento del danno da incidenti stradali, diffamazione a mezzo stampa, contratti assicurativi, bancari, finanziari. L’intervento del Garante si è reso necessario perché la mediazione comporta l’uso dei dati personali delle parti che si avvalgono della conciliazione e degli altri eventuali protagonisti coinvolti nel procedimento, anche di tipo sensibile (ad es. richieste di risarcimento del danno da responsabilità medica o diffamazione) e giudiziario (ad es. dati relativi a sentenze di condanna penale in base alle quali si può chiedere il risarcimento). Per essere in regola con la normativa i soggetti pubblici che intendono costituire un organismo di mediazione dovranno quindi rispettare la normativa sulla privacy e aggiungere al proprio regolamento per il trattamento dei dati sensibili e giudiziari un documento predisposto dall’Autorità in cui sono individuati i tipi di dati (stato di salute, vita sessuale, convinzioni politiche, condanne ecc.) e le operazioni eseguibili (raccolta presso l’interessato o presso terzi, elaborazione in forma cartacea o automatizzata ecc.). Il regolamento, integrato dal documento, non dovrà essere così sottoposto nuovamente al parere del Garante. Le due autorizzazioni, valide fino al 30 giugno 2012, fissano i principi e le misure per il corretto trattamento dei dati. La prima dà il via libera agli organismi privati di mediazione a trattare i dati di natura sensibile delle parti coinvolte nella controversia oggetto di conciliazione. La seconda riguarda i dati giudiziari e autorizza gli organismi di mediazione pubblici e privati, il Ministero della giustizia e gli enti di formazione per la mediazione a trattare tali tipi di dati per la verifica dei requisiti di onorabilità di mediatori, soci, associati, rappresentanti degli organismi e degli enti privati.
Provvedimento in materia di mediazione finalizzata alla conciliazione delle controversie civili e commerciali – 21 aprile 2011
Registro dei provvedimenti
n. 160 del 21 aprile 2011
IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
NELLA riunione odierna, in presenza del prof. Francesco Pizzetti, presidente, del dott. Giuseppe Chiaravalloti, vice presidente, del dott. Mauro Paissan e del dott. Giuseppe Fortunato, componenti, e del dott. Daniele De Paoli, segretario generale;
VISTO il Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lg. 30 giugno 2003, n. 196);
VISTO il d.lg. 4 marzo 2010, n. 28, in materia di mediazione finalizzata alla conciliazione delle controversie civili e commerciali;
VISTO il d.m. 18 ottobre 2010, n. 180, regolamento recante la determinazione dei criteri e delle modalità di iscrizione e tenuta del registro degli organismi di mediazione e dell’elenco dei formatori per la mediazione;
VISTA la documentazione in atti;
VISTE le osservazioni dell’Ufficio, formulate dal segretario generale ai sensi dell’art. 15 del regolamento del Garante, n. 1/2000;
Relatore il prof. Francesco Pizzetti;
PREMESSO
Con il decreto legislativo 4 marzo 2010, n. 28 è stato reso obbligatorio avvalersi preliminarmente della mediazione finalizzata alla conciliazione delle controversie civili e commerciali per chi intenda esercitare in giudizio un’azione nelle materie di condominio, diritti reali, divisione, successioni ereditarie, patti di famiglia, locazione, comodato, affitto di aziende, risarcimento del danno derivante dalla circolazione di veicoli e natanti, da responsabilità medica e da diffamazione con il mezzo della stampa o con altro mezzo di pubblicità, contratti assicurativi, bancari e finanziari (art. 5, comma 1).
La gestione del procedimento di mediazione è affidata a organismi di mediazione costituiti da enti pubblici o privati che, all’atto della presentazione della domanda di mediazione, designano un mediatore o più mediatori ausiliari. La mediazione è, quindi, volta ad assistere due o più soggetti sia nella ricerca di un accordo amichevole per la composizione di una controversia, sia nella formulazione di una proposta per la risoluzione della stessa.
Gli organismi di mediazione devono essere iscritti nel registro degli organismi di mediazione istituito, a norma del predetto decreto legislativo, presso il Ministero della Giustizia – Dipartimento per gli affari di giustizia, ove è istituito anche l’elenco degli enti di formazione per la mediazione (art. 16 del d.lg. 28 del 2010 e d.m. 18 ottobre 2010, n. 180).
Il procedimento di mediazione comporta il trattamento di dati personali riferiti alle parti della mediazione e ad altri soggetti eventualmente coinvolti nel procedimento medesimo, in conformità alla legge; in tale attività possono essere anche trattati tutti i tipi di dati sensibili (si pensi, ad esempio, ai procedimenti inerenti il risarcimento del danno da responsabilità medica e da diffamazione) e giudiziari (ad esempio, i dati relativi a sentenze di condanna in base alle quali si può richiedere il risarcimento del danno).
Il Codice prevede che i soggetti pubblici possano trattare dati sensibili e giudiziari in base a un’espressa disposizione di legge nella quale siano specificati i tipi di dati, le operazioni eseguibili e le finalità di rilevante interesse pubblico perseguite. In presenza di una disposizione primaria che si limiti a specificare solo la finalità di rilevante interesse pubblico, è necessario identificare – in un atto di natura regolamentare conforme al parere reso dal Garante – e rendere pubblici i tipi di dati, nonché le operazioni eseguibili in relazione alle finalità perseguite nei singoli casi. In armonia con il principio di semplificazione, nel quadro di un elevato livello di tutela dei diritti, il predetto parere può essere espresso anche su uno schema-tipo (artt. 20 e 21 del Codice).
Nel caso in esame, la finalità di rilevante interesse pubblico perseguita dai predetti organismi tramite la mediazione è individuata dall’art. 71, comma 1, lett. b) del Codice, in base al quale "si considerano di rilevante interesse pubblico, ai sensi degli articoli 20 e 21, le finalità (…) volte a far valere il diritto di difesa in sede amministrativa o giudiziaria, anche da parte di un terzo". Sul punto, inoltre, il medesimo art. 71, comma 2, prevede che "quando il trattamento concerne dati idonei a rivelare lo stato di salute o la vita sessuale, il trattamento è consentito se il diritto da far valere o difendere, di cui alla lettera b) del comma 1, è di rango almeno pari a quello dell’interessato, ovvero consiste in un diritto della personalità o in un altro diritto o libertà fondamentale e inviolabile."
Ad oggi non è pervenuto nessuno schema di regolamento da parte degli enti pubblici che intendono trattare dati sensibili e giudiziari per la finalità di mediazione né gli organismi rappresentativi dei medesimi enti hanno sottoposto a questa Autorità lo schema tipo di regolamento. Il Garante ha pertanto sviluppato con il Ministero della giustizia – Dipartimento per gli affari di giustizia un’attività di collaborazione istituzionale nell’ambito della quale è stato predisposto l’allegato documento, condiviso dal predetto Ministero da ultimo con comunicazione del 13 aprile 2011, con il quale sono stati identificati i tipi di dati che possono essere trattati e di operazioni eseguibili, per il perseguimento della rilevante finalità di cui al citato art. 71, comma 1, lett. b) del Codice.
Tale documento riguardante il trattamento dei dati sensibili e giudiziari da parte di tali enti pubblici è stato predisposto al fine di assicurare che il trattamento della medesima categoria di dati personali sia effettuato in modo omogeneo rispetto all’analogo trattamento svolto dagli organismi di mediazione privati (in ordine ai quali l’Autorità in data odierna ha adottato opposita autorizzazione generale).
Pertanto, gli enti pubblici che intendano costituire un organismo di mediazione, nell’adeguare il proprio regolamento per il trattamento dei dati sensibili e giudiziari -che ciascun soggetto pubblico deve avere adottato ai sensi dell’art. 20 del Codice, per il corretto utilizzo di tale categoria di dati per lo svolgimento delle altre funzioni istituzionali- possono adottare tale allegato, in conformità al presente provvedimento, senza richiedere all’Autorità un parere specifico per poter trattare dati sensibili e giudiziari per l’attività degli organismi di mediazione (artt. 20, comma 2, e 21, comma 2, del Codice).
TUTTO CIÒ PREMESSO IL GARANTE
ai sensi degli artt. 20, comma 2, 21, comma 2, e 154, lett. g) del Codice individua nel documento allegato, parte integrante del presente provvedimento, i tipi di dati e di operazioni eseguibili in relazione alla finalità di rilevante interesse pubblico di cui all’art. 71, comma 1, lett. b), del Codice, per le attività svolte da soggetti pubblici per la mediazione finalizzata alla conciliazione delle controversie civili e commerciali disciplinata dal d.lg. n. 28/2010.
Gli enti pubblici che intendano costituire un organismo di mediazione, nell’adeguare il proprio regolamento per il trattamento dei dati sensibili e giudiziari -che ciascun soggetto pubblico deve avere adottato ai sensi dell’art. 20 del Codice, per il corretto utilizzo di tale categoria di dati per lo svolgimento delle altre funzioni istituzionali- possono adottare tale allegato, in conformità al presente provvedimento, senza richiedere all’Autorità un parere specifico per poter trattare dati sensibili e giudiziari per l’attività degli organismi di mediazione.
Roma, 21 aprile 2011
IL PRESIDENTE
Pizzetti
IL RELATORE
Pizzetti
IL SEGRETARIO GENERALE
De Paoli
Allegato al provvedimento del 21 aprile 2011
Mediazione finalizzata alla conciliazione delle controversie civili e commerciali di cui al d.lg. 4 marzo 2010, n. 28.
Principali fonti normative di riferimento Decreto legislativo 4 marzo 2010, n. 28– attuazione dell’articolo 60, della legge 18 giugno 2009, n. 69, in materia di mediazione finalizzata alla conciliazione delle controversie civili e commerciali e disposizioni attuative.
Rilevanti finalità di interesse pubblico perseguite dal trattamento Attività sanzionatorie e di tutela, art. 71, comma 1, lett. b), d.lg. n. 196/2003.
Tipi di dati trattati Dati idonei a rivelare lo stato di salute (patologie attuali e pregresse, terapie in corso) e la vita sessuale, nonché l’origine razziale e etnica, le convinzioni religiose, filosofiche e d’altro genere, le convinzioni politiche e sindacali (art. 4, comma 1, lett. d), d.lg. n. 196/2003). Dati di carattere giudiziario (art. 4, comma1, lett. e), d.lg. n.196/2003).
Tipi di operazioni eseguibili Raccolta presso l’interessato e presso terzi. Elaborazione in forma cartacea ed automatizzata e altre operazioni ordinarie.
Operazioni diverse rispetto a quelle ordinarie:
– Comunicazione ai seguenti soggetti per le seguenti finalità:
– Comunicazione alle parti nel procedimento di mediazione finalizzata alla conciliazione delle controversie civili e commerciali laddove indispensabile, nei limiti strettamente pertinenti all’espletamento dello specifico incarico di mediazione conferito e nel rispetto del d.lg. n. 28/2010
Descrizione del trattamento L’organismo di mediazione tratta i dati sensibili e giudiziari forniti dalle parti nell’ambito dell’attività di mediazione obbligatoria finalizzata alla conciliazione delle controversie civili e commerciali relative alle materie di condominio, diritti reali, divisione, successioni ereditarie, patti di famiglia, locazione, comodato, affitto di aziende, risarcimento del danno derivante dalla circolazione di veicoli e natanti, da responsabilità medica e da diffamazione con il mezzo della stampa o con altro mezzo di pubblicità, contratti assicurativi, bancari e finanziari.
In particolare, all’atto di presentazione della domanda di mediazione (attraverso il deposito di un’istanza che reca l’indicazione dell’oggetto e delle ragioni della pretesa), l’organismo designa un mediatore presente nel proprio elenco che si adopera affinché le parti raggiungano un accordo amichevole di definizione della controversia.
Nel caso in cui sia indispensabile, l’accordo amichevole o la proposta di conciliazione formulata dal mediatore possono contenere dati sensibili e giudiziari relativi alle parti o a terzi. Il processo verbale formato dal mediatore con allegato l’accordo amichevole ovvero l’indicazione della proposta (anche nel caso in cui la conciliazione non riesca) viene depositato presso la segreteria dell’organismo e le parti possono richiederne copia anche ai fini dell’omologazione da parte del tribunale.
