Come noto, il 2019 ha portato la grossa novità della fatturazione elettronica obbligatoria (introdotta dopo non poche resistenze), e questo ha reso necessarie, per le aziende e soprattutto per molti titolari di partita IVA, una serie di modifiche nelle procedure di contabilità per adeguarsi ed essere in regola con la nuova normativa.
Non tutti i titolari di partita IVA sono obbligati a emettere le fatture elettroniche, poiché alcune categorie specifiche che ne sono esentate. Tra queste rientrano ad esempio, oltre ai contribuenti minimi e forfettari, gli operatori sanitari (come le farmacie), alcuni operatori del settore agricolo e società sportive dilettantistiche.
Rispetto alle vecchie fatture cartacee, le fatture elettroniche vengono prodotte in formato digitale .xml e vengono trasmesse e registrate rapidamente con un sistema online: questo, oltre a permettere un risparmio di costi e tempo per chi emette la fattura, rende altamente rapido ed efficiente il controllo fiscale anti evasione, che ora può avvenire in tempo reale. La fattura, prima di essere recapitata al cliente con una ricevuta di consegna, viene automaticamente verificata così che non possano più esserci incongruenze tra i dati dichiarati, come per esempio il codice della partita IVA: il sistema garantisce la trasparenza totale.
Per la creazione delle fatture elettroniche, il loro invio tramite e la loro conservazione (che, ricordiamo, deve avvenire per 10 anni come stabilito dalla normativa) diventa possibile scegliere tra moltissimi servizi, adatti alle specifiche esigenze delle aziende. Le caratteristiche essenziali di questi servizi sono, oltre alla possibilità di creare dei file in formato .xml, l’apposizione e verifica delle firme digitali (questa funzione è oggi molto utile, non solamente ai fini della fatturazione elettronica), la possibilità di interfacciarsi con il sistema di interscambio e la conservazione dei documenti. Le varie scelte che ci propone il mercato comprendono software, app per dispositivi portatili e sistemi basati interamente sul cloud. I costi dei programmi o degli abbonamenti variano, ma si trovano soluzioni ottime a prezzi competitivi, anche a poche decine di euro all’anno o addirittura completamente gratuite. È questo il caso del software messo a disposizione dalla stessa Agenzia delle Entrate, scaricabile da tutti tramite internet, che permette di emettere ed inviare le fatture tramite il portale senza spendere un euro. Qualunque sia la scelta tra i vari servizio sul mercato, l’emissione delle e-fatture potrà diventare una procedura alla portata di tutti, e presto diventerà un’abitudine.
Oggi la rivoluzione digitale delle fatture elettroniche influenza anche aspetti più ampi della contabilità delle aziende, che verrà modificata sempre di più verso un sistema automatizzato, privo di errori di calcolo e a prova di evasione, nel quale carta e timbri saranno sempre meno utilizzati.
Per fare un esempio, tra le operazioni che subiscono dei cambiamenti possiamo citare l’uso delle schede carburanti, il vecchio sistema a cui eravamo abituati per registrare e detrarre l’IVA dalle spese per l’acquisto di benzina e gasolio. Questi documenti cartacei sono stati del tutto aboliti da quest’anno, dopo un periodo di proroga utile a chi ancora non si era adeguato al nuovo meccanismo. Ora infatti, oltre a non essere più possibile pagare in contanti il carburante (per poter detrarre l’IVA è consentito solamente l’utilizzo di un sistema di pagamento totalmente tracciabile), per ogni rifornimento è necessario ricevere una fattura elettronica che lo certifichi. Un cambiamento notevole, se pensiamo che fino alla fine dello scorso anno era sufficiente, senza dover ricevere e registrare uno scontrino o una fattura, far apporre un timbro e una firma del benzinaio sull’apposita carta -la scheda carburante- sulla quale era possibile tenere traccia delle spese ai fini fiscali.
Il passaggio al digitale con l’abolizione di queste schede carburante non va visto come una complicazione, in quanto adeguarsi al nuovo metodo è semplice. Fortunatamente è addirittura possibile rendere più facili, con l’utilizzo di apposite carte prepagate, sia le operazioni di pagamento che quelle di fatturazione per poi poter detrarre l’IVA per benzina. La fatturazione dei vari rifornimenti può venire intestata comodamente al gestore della carta prepagata, che rilascerà poi un documento periodico di riepilogo, grazie al quale si potranno dichiarare le spese sostenute. (E.G. per NL)
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