Le società coinvolte in operazioni di fusione o di scissione sono tenute a comunicare a clienti, dipendenti, fornitori la denominazione del nuovo titolare e dell’eventuale nuovo responsabile del trattamento dei dati. Ciò potrà avvenire con procedure semplificate che prevedono la possibilità di pubblicare in un primo momento gli aggiornamenti sul sito web delle società. Il Garante per la protezione dei dati personali – con un provvedimento generale di cui è stato relatore Giuseppe Chiaravalloti pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale – ha chiarito gli adempimenti che devono essere posti in essere nei casi di operazioni societarie di fusione (sia per incorporazione che per confluenza) o scissione affinché il trattamento dei dati sia conforme a quanto previsto dalla disciplina sulla privacy. L’intervento dell’Autorità si è reso necessario a seguito di alcune richieste formulate al Garante in occasione di recenti operazioni di riassetto nel settore bancario, in relazione alle quali le società coinvolte si erano trovate a dover gestire il trattamento dei dati di un numero estremamente elevato di soggetti interessati. Il Garante ha chiarito che, a seguito del processo di fusione o scissione, le società coinvolte informino tutti i soggetti interessati (clienti, lavoratori, fornitori etc.) su chi sia il titolare e il nuovo responsabile del trattamento dei dati personali in possesso dell’impresa, al quale potersi rivolgere per esercitare il diritto di accesso e tutti gli altri diritti previsti dal Codice sulla privacy. Al fine di semplificare gli adempimenti nella fase di cambiamento societario, l’Autorità ha inoltre deciso che i necessari aggiornamenti rispetto all’informativa resa potranno essere forniti in due tempi:
1. comunicazione generale immediata sul sito Web: non appena definito il nuovo assetto societario, alle società coinvolte nelle operazioni di fusione o di scissione sarà richiesto di pubblicare l’aggiornamento rispetto all’informativa solo sui propri siti Web;
2. comunicazione personale, alla prima circostanza utile: le società dovranno comunque inviare i nuovi riferimenti a tutti gli interessati non appena si presenti la prima occasione utile di contatto, indipendentemente dalla sua finalità: ad esempio, allegandola alla spedizione di informazioni di natura commerciale o legale.
Nel caso in cui le società risultanti dal processo di fusione o scissione effettuino trattamenti in cui è prevista la notificazione al Garante, tali aziende dovranno effettuare o integrare la notificazione secondo le procedure standard previste dall’Autorità.
